Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9369-0105 Québec inc. | Fotosko · Photosuite Canada
Version : Juillet 2026 | fotosko.com | grad.fotosko.com
1. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément à la Loi 25, FOTOSKO a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels (RPP) :
Responsable désignée : Annie Poissant
Titre : Propriétaire et dirigeante — 9369-0105 Québec inc. (Fotosko / Photosuite Canada)
Courriel : confidentialite@fotosko.com
Téléphone : 1-833-FOTOSKO (1-833-368-6756)
Adresse : 268 ch Ouareau N, St-Donat, QC, J0T 2C0
Toute demande relative à la protection de vos renseignements personnels (accès, correction, retrait de consentement, plainte) doit être adressée au RPP aux coordonnées ci-dessus.
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2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
Fotosko collecte uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de ses services photographiques.
2.1 Parents et tuteurs
- Adresse courriel (obligatoire — canal d'identification principal)
- Nom et prénom (requis lors de la création du compte utilisateur)
- Numéro de téléphone (requis lors de la création du compte utilisateur)
- Adresse postale (uniquement pour livraison à domicile, si applicable)
- Informations de paiement (traitées par prestataire sécurisé — non stockées par Fotosko)
2.2 Sujets photographiés (élèves et enfants de garderie)
- Nom et prénom
- Numéro de fiche (identifiant externe attribué par l'établissement)
- Photos prises lors des séances
- Groupe / classe / établissement d'appartenance
- Fichiers photos nommés d'après le numéro de fiche, pour livraison à l'établissement
2.3 Tiers autorisés (grands-parents, membres de la famille, amis)
Des tiers peuvent accéder aux photos d'un sujet si un parent ou tuteur légal leur partage son code d'accès personnel. Dans ce cas, le tiers doit créer son propre compte utilisateur. La responsabilité du partage du code incombe entièrement au parent ou tuteur légal.
Toute demande d'accès adressée directement à Fotosko par un tiers non inscrit au dossier fait l'objet d'une vérification auprès de l'établissement concerné avant toute communication.
2.4 Établissements (écoles, CPE, garderies)
- Coordonnées de l'établissement et des contacts responsables
- Données de séances photographiques (dates, lieux, groupes)
- Adresse courriel désignée pour la réception des fichiers photos
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3. FINALITÉS DE LA COLLECTE
Les renseignements personnels sont collectés exclusivement aux fins suivantes :
- Permettre aux parents et tuteurs autorisés d'accéder aux photos de leurs enfants via notre portail sécurisé (grad.fotosko.com)
- Authentifier l'identité des utilisateurs lors de l'accès au portail
- Traiter les commandes de produits photographiques et en assurer la livraison
- Envoyer les confirmations de commande et communications liées au service
- Livrer les fichiers photos aux établissements via le portail webarchive (grad.fotosko.com/webarchive), nommés par numéro de fiche pour import dans leur système administratif
- Gérer la relation contractuelle avec les établissements clients
- Permettre aux parents de commander des produits photographiques sur plusieurs années scolaires
- Se conformer aux obligations légales applicables
Aucun renseignement personnel ne sera utilisé à d'autres fins sans consentement explicite et distinct.
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4. CONSENTEMENT
4.1 Consentement des établissements
Les écoles, CPE et garderies sont responsables d'obtenir le consentement des parents ou tuteurs pour la prise de photographies et leur utilisation dans le cadre du service, incluant l'intégration des photos dans des documents comme les mosaïques de groupe. Fotosko exige de tout établissement client une confirmation écrite que ce consentement a été obtenu préalablement à la séance. À la réception des fichiers photos, l'établissement devient contrôleur indépendant pour ses propres usages (administration, cartes d'identité, mosaïques, etc.).
4.2 Consentement des parents et tuteurs — création de compte obligatoire
L'accès aux photos nécessite la création d'un compte utilisateur sur grad.fotosko.com. Le code d'accès fourni par Fotosko ou par l'établissement permet uniquement d'associer votre compte à la bonne galerie — il ne constitue pas en lui-même un accès aux données personnelles. En créant votre compte, vous consentez à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels dans le cadre décrit à la section 3.
4.3 Conservation multi-années
Les galeries photos des années précédentes restent accessibles dans votre compte tant que celui-ci est actif. Le maintien d'un compte actif constitue l'expression de votre souhait de conserver l'accès à vos photos d'années antérieures, conformément à la finalité pour laquelle votre compte a été créé.
Durée de conservation : tant que le compte est actif.
Un compte est considéré inactif après 3 ans sans connexion.
Une notification est envoyée 60 jours avant suppression automatique.
Vous pouvez en tout temps supprimer vos photos ou votre compte via les paramètres de votre profil, ou en écrivant à confidentialite@fotosko.com.
4.4 Suppression de compte — distinction importante
La suppression de votre compte utilisateur met fin à votre accès aux photos et à vos données de profil sur notre portail. Elle n'entraîne pas automatiquement la suppression des photos elles-mêmes, qui sont conservées sur la plateforme Netlife conformément à la politique de rétention décrite à la section 9. Pour demander la suppression de vos photos, contactez confidentialite@fotosko.com.
4.5 Usage marketing — consentement distinct obligatoire
Fotosko n'utilisera jamais les photos de votre enfant à des fins publicitaires ou marketing sans consentement explicite, écrit et distinct via un formulaire de cession de droits à l'image. L'absence de réponse ne constitue pas un consentement.
4.6 Communications promotionnelles
Toute communication promotionnelle nécessite votre consentement explicite. Vous pouvez vous désabonner en tout temps via le lien de désabonnement au bas de chaque courriel ou en écrivant à info@fotosko.com.
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5. MODES D'ACCÈS AUX PHOTOS
Selon les informations disponibles auprès de l'établissement, l'accès aux photos est fourni de l'une des trois façons suivantes :
Option A — Avec courriel des parents
L'établissement fournit le courriel des parents dans sa base de données. Fotosko envoie directement un lien d'accès personnalisé à chaque parent.
Option B — Sans courriel des parents, avec pré-inscription
L'établissement envoie aux parents un courriel contenant le code d'inscription général et les instructions de pré-inscription (prénom, nom et groupe de l'élève tel qu'inscrit dans la base de données). Les parents s'inscrivent eux-mêmes à la séance photo et reçoivent un courriel lors de la mise en ligne des photos.
Option C — Sans courriel des parents, sans pré-inscription
Fotosko envoie à l'établissement un PDF contenant une page par élève avec les instructions et le code d'accès personnel. L'établissement imprime et distribue ce document aux élèves. Les parents entrent leur code sur grad.fotosko.com et créent leur compte.
Dans tous les cas : le parent doit créer un compte utilisateur (nom et numéro de téléphone requis) avant de pouvoir visualiser ou commander des photos. Le code d'accès n'est qu'une clé d'entrée temporaire — le compte est la relation durable avec Fotosko. Chaque parent commande indépendamment et ne voit pas les coordonnées des autres parents. En cas d'accès accordé par erreur, Fotosko peut supprimer le code d'accès et/ou le compte.
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6. LIVRAISON DES PHOTOS AUX ÉTABLISSEMENTS
Les fichiers photos destinés aux établissements sont nommés d'après le numéro de fiche de chaque élève pour faciliter l'import dans leur système administratif. La livraison s'effectue de l'une des façons suivantes :
- Portail webarchive sécurisé (grad.fotosko.com/webarchive) : l'établissement reçoit un code d'accès par courriel et télécharge les fichiers — méthode principale
- WeTransfer Teams (wetransfer.com) : utilisé dans des cas exceptionnels uniquement, avec lien de téléchargement sécurisé à durée limitée
À la réception des fichiers, l'établissement devient responsable du traitement de ces données pour ses propres finalités et est considéré comme contrôleur indépendant pour ces usages.
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7. COMMUNICATION À DES TIERS ET SOUS-TRAITANTS
Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus à des tiers. Fotosko peut les communiquer uniquement aux sous-traitants suivants :
Netlife AS (Trondheim, Norvège)
Rôle : Plateforme de gestion des séances photo, portail boutique et webarchive. Héberge les photos, les comptes utilisateurs et les données de commandes.
Zoho Corporation (USA / Inde)
Rôle : CRM, automatisation des flux, formulaires d'accès parent, envoi de courriels. Traite les données de projets et les coordonnées des établissements.
WeTransfer B.V. (Amsterdam, Pays-Bas)
Rôle : Transfert de fichiers photos aux établissements — cas exceptionnels uniquement. Reçoit les fichiers photos temporairement (suppression automatique après téléchargement).
Prestataire d'impression
Rôle : Impression des produits commandés. Reçoit le nom, l'adresse de livraison et les fichiers photo commandés.
Service de livraison (Postes Canada ou équivalent)
Rôle : Livraison à domicile. Reçoit le nom et l'adresse postale.
Prestataire de paiement sécurisé (Stripe)
Rôle : Traitement des transactions. Fotosko ne stocke aucune donnée de carte de crédit.
Tout sous-traitant est lié par un accord de traitement des données (DPA) exigeant des mesures de sécurité adéquates, la confidentialité et l'utilisation restreinte aux finalités convenues.
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8. TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DU QUÉBEC
Netlife AS (Norvège / EEE) : GDPR intégral — équivalent Loi 25 — DPA signé + addendum Loi 25
Zoho Corporation (USA / Inde) : DPA Zoho en vigueur — clauses contractuelles de protection
WeTransfer B.V. (Pays-Bas / UE) : GDPR intégral — DPA WeTransfer applicable
Stripe Inc. (USA) : DPA Stripe incorporé aux conditions de service
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été complétée pour l'ensemble du système de traitement et est disponible sur demande au RPP. Les transferts hors Québec sont encadrés par des mesures contractuelles de protection conformes à l'article 17 de la LPRPSP.
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9. DURÉES DE CONSERVATION ET DESTRUCTION
9.1 Photos et galeries
La conservation des photos est liée à la finalité et à l'accès, conformément à la politique de rétention de Netlife AS :
- Les photos sont conservées tant qu'il existe une finalité active : accès parent/tuteur, utilisation scolaire, fenêtre d'accès studio, ou traitement de commande (incluant les réimpressions)
- Les photos deviennent candidates à la suppression lorsqu'elles ne sont plus accessibles à aucun utilisateur et qu'il n'existe plus de finalité opérationnelle
- Les sauvegardes Netlife sont automatiquement écrasées après 90 jours
- L'anonymisation des données de sujets est disponible sur demande écrite à confidentialite@fotosko.com et est effectuée manuellement par Netlife AS
9.2 Comptes utilisateurs
Les comptes utilisateurs inactifs (aucune connexion) depuis plus de 3 ans font l'objet d'une notification par courriel 60 jours avant suppression automatique. L'utilisateur peut réactiver son compte ou télécharger ses données pendant ce délai.
9.3 Autres données
- Données de commande : 7 ans (obligations fiscales et légales)
- Données des établissements : durée du contrat + 2 ans
- Codes d'accès temporaires (portail) : 24 heures maximum — suppression automatique
- Journaux de sécurité Netlife : 30 jours (politique interne Netlife)
- Fichiers WeTransfer : supprimés automatiquement après téléchargement par l'établissement
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10. VOS DROITS
Droit d'accès : Consulter les renseignements que nous détenons sur vous ou votre enfant.
Droit de rectification : Faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
Droit à la portabilité : Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré. Les parents enregistrés peuvent télécharger leurs données directement via les paramètres de leur compte.
Droit de retrait du consentement : Retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales.
Droit de suppression du compte : Supprimer votre compte utilisateur via les paramètres de votre profil. Note : la suppression du compte ne supprime pas automatiquement les photos — voir section 4.4.
Droit de suppression des photos : Demander la suppression de vos photos en écrivant à confidentialite@fotosko.com.
Droit à la désindexation : Demander la cessation de diffusion de renseignements vous concernant.
Pour exercer tout droit : demande écrite au RPP (section 1). Délai de réponse : 30 jours. Pour les mineurs, les droits sont exercés par le parent ou tuteur légal.
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11. MESURES DE SÉCURITÉ
- Accès au portail photo par codes à usage unique, durée limitée (24 h), supprimés automatiquement
- Création de compte obligatoire avant l'accès aux photos
- Transmission sécurisée HTTPS / TLS pour tous les échanges
- Portail webarchive école protégé par code d'accès sécurisé
- Accès aux systèmes internes restreint au personnel autorisé
- Chiffrement au repos (ZFS) et en transit (TLS) chez Netlife AS
- Infrastructure Netlife certifiée GDPR, hébergée en Norvège
- Accès Zoho CRM géré par rôles et permissions
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12. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Fotosko tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi 25. En cas d'incident présentant un risque sérieux de préjudice, Fotosko s'engage à aviser la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et les personnes concernées dans les délais prescrits. Nos sous-traitants (notamment Netlife AS) sont contractuellement tenus de nous notifier tout incident dans les 24 heures.
Pour signaler un incident : confidentialite@fotosko.com
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13. PROTECTION PARTICULIÈRE DES MINEURS
- Les photos de mineurs ne sont accessibles qu'aux personnes expressément autorisées via un compte utilisateur créé avec un code d'accès valide
- Aucune donnée de mineur n'est collectée directement — la collecte s'effectue via les établissements ou les parents
- Aucune photo de mineur n'est utilisée à des fins commerciales sans consentement parental écrit explicite
- Les fonctionnalités de reconnaissance faciale / analyse biométrique de Netlife sont désactivées par défaut et ne sont pas utilisées par Fotosko
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14. TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES)
Notre site utilise des témoins de connexion pour maintenir votre session active, optimiser votre expérience et mémoriser vos préférences. Ces témoins ne collectent pas de renseignements personnels sensibles. Vous pouvez les désactiver dans votre navigateur.
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15. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
La version en vigueur est toujours disponible sur fotosko.com. En cas de modifications substantielles, les utilisateurs enregistrés seront informés par courriel.
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16. DROIT DE PLAINTE — COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION
Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
Site web : www.cai.gouv.qc.ca
Téléphone : 1-888-528-7741
Adresse : 525, boul. René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (QC) G1R 5S9
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FOTOSKO · 268 ch Ouareau N, St-Donat, QC, J0T 2C0
confidentialite@fotosko.com · 1-833-368-6756
Document adopté le 23 juillet 2026. Version Juillet 2026.